GFI Software: Přesun obchodního obsahu do e-mailů ohrožuje malé a střední firmy ztrátou kritických dat

Společnost GFI Software, přední poskytovatel infrastruktury pro malé a středně velké podniky (SMB), oznámila, že vzrůstají rizika vyplývající z koncentrace obchodního obsahu do e-mailových schránek. S tím, jak si většina podnikových uživatelů přestává ukládat dokumenty a další přílohy e-mailů do svých pracovních složek, stávají se poštovní schránky jediným konzistentním zdrojem podnikových informací. Tento trend ohrožuje zejména SMB podniky, které většinou nevyužívají řešení archivace elektronické pošty, jenž zabraňuje ztrátám starších e-mailů.



Ztráta či neúmyslné smazání často kritických informací může narušit kontinuitu obchodních procesů a v krajním případě paralyzovat podnik či způsobit i finanční ztráty – například díky neschopnosti prokázat dohodu o termínu dodání zakázky. Podle průzkumu, který společnost GFI Software letos provedla mezi svými SMB zákazníky, více než 60 % nevyužívá žádné řešení pro archivaci elektronické pošty. 37 % zákazníků přitom přiznalo, že jejich pracovníci jsou nejméně jednou za měsíc nuceni hledat informace obsažené ve starých či smazaných e-mailech.

Nejrizikovějším faktorem je chování běžných uživatelů – tradičním prohřeškem je opakované zasílání dokumentů na všechny kolegy v rámci schvalovacího workflow, popřípadě posílání objemných prezentací či zábavných obrázků a videí firemní poštou, čímž dochází k zahlcování poštovních schránek. V případě překročení kvóty přidělené jejich poštovní schránce potom začnou nesystematicky mazat svou poštu, obvykle od nejobjemnějších mailů, bez ohledu na jejich důležitost.

Poměrně rozšířenou metodou je také ukládání starých mailů v archivních souborech Outlook, které jsou umístěny na uživatelských počítačích. Avšak při ztrátě či havárii (dnes většinou přenosného) počítače jsou nenávratně ztraceny také e-maily takovéhoto uživatele.

Jako nejlepší řešení se ukazuje ukládání pošty do archivu na odděleném serveru již v okamžiku doručení pošty na poštovní server. Vedle existence nezávislého archivu kompletní podnikové pošty s možností jednoduchého uživatelského prohledávání či obnovy potřebných e-mailů, poskytuje centralizovaný archiv ještě jednu významnou výhodu. E-maily jsou zde ukládány ve stavu, v jakém přišly do firmy nebo jak z ní odcházejí, bez ohledu na jakékoliv pozdější změny či úpravy ze strany uživatelů. A to je užitečné z pohledu dodržování nejrůznějších nařízení.

Výhody takovéhoto řešení jsou zřejmé i z technického pohledu:

• Významné snížení zatížení poštovního serveru.
• Potřeba podstatně méně výkonného hardwaru, neboť uživatelé do centrálního archivu přistupují řádově méně často než do běžné pošty.
• V případě výpadku poštovního serveru existuje kompletní nezávislá kopie podnikové e-mailové komunikace až do okamžiku výpadku.

Řešením může být GFI MailArchiver, který slouží jako centrální místo pro řešení problémů se správou elektronické pošty na poštovním serveru Exchange. Řešení, které má v současnosti již více než 10 000 zákazníků, pomáhá administrátorům spravovat archiv veškeré podnikové e-mailové korespondence, významně omezovat nároky na Exchange server, řídit a redukovat závislost firmy na souborech PST a zároveň splňovat rostoucí objem nejrůznějších regulatorních požadavků, eDiscovery a další legislativy. MailArchiver je řešení, které lze snadno instalovat, které vyžaduje jen minimum administrace a jež je navíc dodáváno za velmi konkurenceschopné ceny. Firmy využívající produkt GFI MailArchiver mohou nyní svým zaměstnancům umožnit snadno přistupovat ke všem svým archivovaným e-mailům prostřednictvím chytrých telefonů, včetně iPhone, BlackBerry a zařízení postavených na platformě Android.

Více informací o GFI MailArchiver najdete zde.
Stáhnout zkušební verzi můžete zde.
Zakoupit produkt GFI MailArchiver můžete zde.