Ztrácejí se vám v Outlooku kontakty?

Ztrácejí se vám v Outlooku kontakty?

Pokud se vám čas od času v Outlooku ztratí nějaký kontakt, o kterém jste si na 100% jisti, že jste ho uložili a rozhodně nesmazali, mohla by na vině být funkce Automaticky uložené kontakty.

Co jsou Automaticky uložené kontakty (Suggested Contacts)?

Mnoho uživatelů poštovního klienta MS Outlook často při práci bojuje s kontakty a nemá přehled o tom, kde má kontakty vlastně uloženy. Situace se může komplikovat zejména tehdy, pokud se jedná o uživatele ve firmě, která používá poštovní server MS Exchange. Ten kontakty může ukládat na více umístění.

Další komplikací byla v MS Outlook 2010 existence funkce, která se jmenuje Automaticky uložené kontakty (Suggested Contacts). Pomocí této funkce Outlook 2010 sám aktivně "vytváří" kontakty s adresami, na které pošlete nějakou mejlovou zprávu (ručně napsaná nebo dopověď). Kontakty ale nevytváří ve složce s kontakty, kde by to běžný uživatel čekal, ale v samostatné složce Automaticky vtvořené kontakty (Suggested Contacts). Dlužno podotknout, že se tato funkce objevila pouze v MS Outlook 2010 a pak ji Microsoft v další verzi MS Outlook 2013 opět zrušil.

Složka Automaticky uložené kontakty obsahující automaticky založené "pseudokontakty" zůstane zachována i v Outlooku 2013 – pokud byla funkce povolena v Outlooku 2010, který byl upgradován na Outlook 2013.

Složka Automaticky uložené kontakty standardně není nikde příliš moc vidět, kterýmžto pádem uživatelé mohou tápat. Pokud si složku Automaticky uložené kontakty budete chtít zkontrolovat, bude se postup lišit podle verze Outlooku. V Outlook 2010 stačí otevřít složku Kontakty a v ní najdete složku Automaticky uložené kontakty (Suggested Contacts):

Tato složka se chová jako samostatná složka s kontakty, takže pokud v ní začnete nějaký kontakt editovat a upravovat, zůstane tento kontakt zde a rozhodně se nepřesune do klasické složky Kontakty, jak by se dalo očekávat. Problém je hlavně to, že pokud začnete takový kontakt editovat, vůbec nemusíte tušit, že se nejedná o kontakt ze složky Kontakty.

V Outlooku 2013 se do složky Automaticky uložené kontakty dostanete pouze ze seznamu složek, do kterého se dostanete kliknutím na zástupce Složky v dolní liště Outlooku:

Lze funkci Automaticky uložené kontakty (Suggested Contacts) zrušit?

Ano, funkci Automaticky uložené kontakty lze v Outlooku 2010 vypnout. Pro Outlook 2010 i 2013 pak platí, že lze již uložené kontakty přesunovat či smazat, stejně jako lze smazat celou složku. Pokud chcete "mocnou funkci" Automaticky uložených kontaktů vypnout, můžete to v Outlooku 2010 celkem jednoduše udělat takto:

1. Klikněte na volbu Soubor a pak na volbu Možnosti
2. V možnostech klikněte vlevo na položku Kontakty
3. V pravé dolní části najděte položku na Automaticky uložené kontakty a zrušte označení (fajfku):

Tímto postupem donutíte Outlook 2010, aby přestal ukládat kontakty na adresy, kterým napíšete nějakou zprávu, nicméně složka v Outlooku zůstane a automaticky uložené kontakty v ní také. Dalším krokem tedy je kontakty přemístit – což ale může být poměrně velké sousto bez ohledu na zkušenosti uživatele. Proč? Například jen proto, že uživatelé mohou mít v automaticky uložených kontaktech klidně i několik tisíc položek:

Bohužel je nezbytně nutná stará dobrá ruční práce. Složku je potřeba projít ručně kontakt za kontaktem, samozřejmě pokud si myslíte, že se v automaticky uložených kontaktech skrývají nějaké poklady, které stojí za to uchovat pro časy příští. Kontakty, které si chcete ponechat, můžete po jednom (nebo i hromadně – lze standardně označit více kontaktů myší), přesunout do složky ve které svoje kontakty schraňujete. Zde pak můžete kontakty i dále upravovat – zkrátka se k nim chovat tak, jak jste u kontaktů zvyklí. Zbytek kontaktů, které jsou beztak v drtivé většině případů jen emailovou adresou bez jakékoliv smysluplné vazby na jméno a příjmení, lze patrně bez jakýchkoliv potíží jednoduše smazat.

Smazání položek ze složky samozřejmě lze provést jak v Outlooku verze 2010, tak i ve verzi 2013. V obou verzích Outlooku lze složku smazat pouze v seznamu složek:

Po smazání se složka samozřejmě již nebude nikde objevovat. Výjimkou je samozřejmě Outlook 2010, kde se po opětovném zapnutí funkce Automaticky uložené kontakty složka znovu objeví a začne se plnit uloženými kontakty.